《史上最強整理術》－biotech

《史上最強整理術》，商周。

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◎守則1　掌握文件存放位置的習慣術
自我叮嚀：先不管好不好看，要能一拿就到手
整理要訣→「區域分割」、東京大學野口悠紀雄教授的「排擠歸檔法」
◎守則2　將新文件確實分類的習慣術
自我叮嚀：真正該優先的是效率，重要度低的工作優先處理
整理要訣→「兩層式公文架分類法」、美國總統艾森豪的「四分法」
◎守則3　每天進行管理與檢查的習慣術
自我叮嚀：「等有時間再來……」就一輩子做不完了
整理要訣→早、午、晚三次檢查時間、「一週預定表」的聰明整理法
◎守則4　適時丟棄不需要物品的習慣術
自我叮嚀：派不上用場的東西，最後就只是被遺忘而已
整理要訣→「丟棄日期分類法」、「B4信封剪報整理法」
◎守則5　整頓腦中資訊的習慣術
自我叮嚀：整理重點、強化記憶，才能活用資訊
整理要訣→日本文化人類學者川喜多二郎的「KJ法」、美國學者奧斯朋的「檢核表法」
◎守則6　整理資訊來產生創意的習慣術
自我叮嚀：整理是為了提高產能，達成更具創造性的活動
整理要訣→索引卡、便利貼、筆記本
◎守則7　輕鬆整理電腦檔案的習慣術
自我叮嚀：把紙本文件的分類法應用在電腦上
整理要訣→「PEP個人效率規劃」創始者凱利．葛理森的資料夾分類法

章節目錄

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掌握文件存放位置的習慣術
1. 關鍵不在於好不好看，而是能一拿就到手
2. 以「整理出完美的環境」為目標是沒有用的
3. 在工作結束時，把桌面還原為淨空狀態
4. 桌上不要放置與手邊工作無關的物品
5. 備忘錄集中管理在一本筆記本中
6. 憑藉「區域劃分」，可以掌握文件位置
7. 檔案櫃裡的「區域劃分」不要細分
8. 文件一重疊起來就會陷入失蹤的狀態
9. 對辦公室抽屜導入適得其所的收納法
將新文件確實分類的習慣術
1. 送來的文件馬上處理就可以挪出時間
2. 養成當場處理事情的習慣
3. 容易往後挪的事情其實通常很快就能做好
4. 掌握作業所需的時間
5. 棘手的問題不要延後處理
6. 俐落分類文件的「兩層式公文架分類法」
7. 既簡單又能馬上拿到手的「嶄新歸檔術」
8. 分類的判斷要迅速而有意識地完成
9. 為了歸檔位置而煩惱時的解決對策
10. 以「艾森豪四分法」來整理所有東西。丟棄的文件(整理好馬上丟) 。要給他人的文件(整理好馬上給他人) ＼。重要文件歸檔。需要回覆或還沒看的文件(馬上看&處理)
每天進行管理與檢查的習慣術
1. 「等有時間再來……」就一輩子做不完了
2. 養成每天管理、檢查的習慣
3. 做點小整理來獲得成就感
4. 提早十分鐘上班以便檢查整理系統
5. 把午休時間當成備用的管理、檢查時間
6. 有助於隔天工作的下班習慣術
7. 行程表要以一週、一個月為單位做管理
8. 提不起幹勁時，就整理一下周遭環境
適時丟棄不需要物品的習慣術
1. 不要累積「可能有用」的文件
2. 不要讓資訊變成「無法使用的狀態」
3. 每當工作告一段落，須把文件整理、丟棄一次
4. 把文件依丟棄的時期分類
5. 容易累積的報章雜誌之剪報整理法
6. 沒用到的資訊還能派上用場的方法
7. 一有機會，就把不要的文件清點一下
8. 判斷適不適合丟棄的檢驗重點
9. 拋開「資訊越多越好」的迷思
整頓腦中資訊的習慣術
1. 只要意識到優先順位，周圍就會整理乾淨
2. 到手的資訊要確實記在腦子裡
3. 靠著與人對話來整理腦中的資訊
4. 不能忘記的資訊就要做視覺化記憶
5. 腦袋混亂的時候，就寫成文字來整理大腦資訊
6. 通勤時間用來管理腦中的資訊
7. 用來提高工作創造性的檢查清單
整理資訊來產生創意的習慣術
1. 只要預先整理材料，凝聚創意會更簡單
2. 管理、保存創意的「索引卡方式」
3. 獲得資訊時馬上做筆記保存起來
4. 用來活用創意的筆記整理法
5. 思考停滯時就檢查一下整理系統
6. 找不到的資料，要重新思考有沒有其必要
輕鬆整理電腦檔案的習慣術
1. 不要把電腦變成「增加紙張的工具」
2. 電腦內容要與紙本文件做同樣的分類
3. 為電子文件建立「三種分類系統」
4. 容易尋找的檔案命名法
5. 尋找檔案時要活用電腦的搜尋功能
6. 預先整理出時刻表或字典的網站
7. 方便又確實的電子郵件檢查＆處理術